Nach dem Partyrausch.

Der eine oder andere von Euch hat sich schon beklagt, dass hier momentan tote Hose ist. Dieser Vorwurf ist absolut gerechtfertigt.

In den letzen Wochen war ich stark in die Umstrukturierung unserer Agentur und natürlich in unsere 10-Jahresfeier involviert. Deshalb meine maue Bloggeraktivität.

Während das eine kontinuierlich weiter geht, ist das andere vorbei und ich werde wieder mehr Zeit für den Blog haben. Sorry nochmal für meine Abstinenz.

Ich mag den Blog eigentlich nicht so gerne für permanente Agentur-Eigenpromotion nutzen, aber die Party war einfach von so einer grandiosen Stimmung beseelt, dass ich doch drüber kurz reflektieren möchte.

Wenn man wie wir zum ersten Mal so einen „Businessevent“ mit rund 300 bis 400 Personen plant, dann macht man ein paar sehr interessante Erfahrungen. Und ist natürlich verdammt froh, dass das Ganze so ein toller Event geworden ist.

Da ich hier gerne Erfahrungen weiter gebe, bekommt ihr im Folgenden ein paar Organisationstipps, falls ihr es je mal vorhaben solltet, ein Fest dieser Dimension zu planen.

Meine zehn wichtigsten Erkenntnisse sind:

1. Wenn du deine Einladung mit der Post verschickst, so gehe davon aus, dass rund 20% nicht ankommt (je wertvoller sie aussieht, desto höher vermutlich die Ausfallrate).
   
2. Schreibe deinen Einladungstext mindestens in 20 Punkt Schriftgröße. Keiner liest das Kleingedruckte.
   
3. Teile den Gästen unbedingt mit, bis wann sie sich wo und wie anmelden müssen. Mach den Anmeldeschluss am besten 30 Punkt groß.
   
4. Überlege dir gar nicht erst, ob die Gäste einen Partner mitbringen dürfen. Sie tun es sowieso.
   
5. Wenn du auf 300 Gäste kommen willst, lade 600 ein.
   
6. Wenn du 400 Zusagen hast, rechne mit 15% „No-Shows“ – bei Werbe- und Medienleuten eher 30%.
   
7. Die meisten Absagen kommen zwei Tage vorher – also wenn es peinlich wird, kurzfristig noch andere Leute einzuladen.
   
8. Wenn du einen Showact planst, dann ist weniger mehr. Aber das wenige sollte dann verdammt gut sein und sich am besten am Rande der Gürtellinie bewegen  – das hält besagte Zielgruppe am ehesten bei Laune.
   
9. Wenn es Redner gibt, zwing sie gnadenlos zur Kürze. Egal wie.
   
10. Wenn du wirklich gute Stimmung willst, so lade einfach nur nette Leute ein.

Ein paar Impressionen unserer Party im Schmidt Theater. Hier gibt es ab Montag, 3.5.2010, noch mehr Bilder zu sehen. Weitere Eindrücke ausserdem auf unserer FB Fanpage.

Die X-Party von Leagas Delaney Hamburg am 30.4.2010 im Schmidt Theater auf der Reeperbahn. Weitere Bilder unter www.ldhh-x.de